Penyimpanan dokumen perniagaan yang sistematik dan teratur adalah merupakan amalan perniagaan yang efisien kerana maklumat yang diperolehi membolehkan anda memantau kemajuan perniagaan. Selain itu juga, apabila tiba masa untuk mengisi dan mengistiharkan Borang Penyata Pendapatan Tahunan, maklumat yang diperlukan dapat diperolehi dengan mudah dan pantas kerana disimpan dengan rapi dan tersusun. Sebagai tambahan, sekiranya Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN) memilih kes anda untuk disemak dan diaudit, dokumen-dokumen tersebut dapat membantu anda membuktikan bahawa anda telah mematuhi undang-undang percukaian negara.
Di samping itu juga, penyimpanan dokumen perniagaan yang sistematik dapat memberikan kelebihan dan kebaikan kepada sesebuah perniagaan seperti pemfailan & pengambilan dokumen akan jadi lebih cepat, pantas dan menjadikan kakitangan lebih cekap dan produktif. Selain itu, ianya dapat mengurangkan misfiles yang dapat menjimatkan banyak masa dan masalah serta memudahkan untuk mengurus aliran tunai sesebuah perniagaan.
Untuk menyimpan dokumen perniagaan secara manual dengan cepat ,pantas dan berkesan, anda boleh mengikuti lima (5) langkah berikut:
- Menetapkan tempat penyimpanan yang selamat dan mudah diakses.
Tempat penyimpanan yang selamat dan mudah diakses bermaksud anda perlu menentukan lokasi yang selamat dan mudah diakses untuk menyimpan dokumen perniagaan anda. Lokasi ini haruslah terletak di tempat yang mudah dijangkau dan tidak terdedah kepada bahaya seperti kebakaran atau pencurian. Contoh lokasi yang sesuai ialah rak fail atau almari yang terletak di tempat yang mudah diakses.
- Menetapkan sistem fail yang mudah difahami dan digunakan.
Sistem fail yang mudah difahami dan digunakan bermaksud anda perlu menentukan sistem fail yang mudah difahami dan digunakan untuk menyimpan dokumen perniagaan anda. Sistem fail ini haruslah mudah difahami dan digunakan oleh semua pekerja dalam syarikat anda. Contoh sistem fail yang sesuai ialah Fail A untuk dokumen penting seperti lesen perniagaan, Fail B untuk dokumen kewangan seperti bil dan resit.
- Menetapkan jangka hayat penyimpanan untuk setiap jenis dokumen.
Jangka hayat penyimpanan untuk setiap jenis dokumen bermaksud anda perlu menentukan tempoh masa yang sesuai untuk menyimpan setiap jenis dokumen perniagaan. Tempoh masa ini bergantung kepada jenis dokumen dan keperluan undang-undang. Contohnya, dokumen penting seperti lesen perniagaan disimpan selama-lamanya manakala dokumen kewangan seperti bil dan resit disimpan selama 7 tahun.
- Menetapkan prosedur penyimpanan dan pengambilan dokumen.
Prosedur penyimpanan dan pengambilan dokumen bermaksud anda perlu menentukan prosedur yang jelas dan mudah difahami untuk menyimpan dan mengeluarkan dokumen perniagaan anda. Prosedur ini haruslah dipatuhi oleh semua pekerja dalam syarikat anda. Contoh prosedur yang sesuai ialah dokumen disusun mengikut tarikh atau jenis dokumen.
- Menetapkan polisi keutamaan penyimpanan dokumen.
Polisi keutamaan penyimpanan dokumen bermaksud anda perlu menentukan dokumen yang paling penting dan diletakkan di tempat yang paling mudah diakses. Polisi ini membantu memastikan dokumen penting seperti lesen perniagaan tidak hilang atau sukar dicari semasa diperlukan.
Diharapkan dengan perkongsian ini, dapat memberi manfaat dan menambah pengetahuan kita semua terutamanya pihak-pihak yang terlibat dalam bidang perniagaan agar pengurusan penyimpanan dokumen sentiasa berada pada tahap yang terbaik dan sistematik.